Лучшие практики по согласованию документов?

1
0
-1

Коллеги, какие есть Best practices, чтобы получить добро на новый дизайн от нескольких стейкхолдеров? Их трое, собрать вместе их на презентацию в этот раз будет нереально.

UPD:
Коллеги, речь про то, как согласовать. Ну то есть я могу сделать презентацию одному, у него будет одно мнение. Двое других увидят и ответят, допустим, позже, там будут другие мнения. Хочется минимизировать проблемы этого процесса.
Вопрос про лучшие практики согласования с несколькими ключевыми сопричастными лицами в случае географической распределенности и разницы в языках и культурах.

2662 просмотров.
Answer

Комментарии

Расскажите немного подробнее о своей проблеме?

- AlekseySe - 1 year назад.

Подрядчик делает дизайн, мы его реализуем. Я руковожу проектом разработки. У проекта есть три спонсора. Все мы в разных странах. Хочется минимизировать проблемы согласования. Отправить всем, собрать комментарии, поработать над противоречащими, исправить. Разослать снова :) - Да, это базовый план. Вопрос про находки и лучшие практики такого согласования.

- expand - 1 year назад.
5 answers

This one is the BEST answer!
1
+1
-1

Думаю при согласовании документов, мультикультурность ни при чем, она вообще ни как не повлияет на процесс, главное это человеческий фактор, как таковой. Чтобы избежать его, необходимо изначально донести до всех правила. Стандартный процесс согласования, это три итерации, изначально ограниченные по времени и утверждение ответственным, с принятием решения по неразрешенным замечаниям к документу.

На мой взгляд, действовать необходимо следующим образом:

1. Определить правила и донести их до всех участников. Например: коллеги, будет два этапа согласования, "с" "по". Замечания даются до 18:00 такого-то числа. Время на обработку замечаний и корректировку 3 дня, потом второй этап "с" "по", 3 дня на обработку и т.д.

2. Подготовить реестр замечаний и предложений. Очень сильно эта таблица (Excel) помогает в дальнейшем, при сборе и обработке комментариев. За основу можно взять вот этот - Данный шаблон можно доработать на свой вкус, например автоматизировать его, построить статистику и т.д. Использование такого шаблона поможет консолидировать все замечания в одном месте, а так же сократит время на их обработку, например легко можно ссылаться на готовый ответ, если вопрос дублируется, типизировать и категоризировать замечания. Высылать при повторном согласовании, поможет избежать появления дублей. Впринципе уже на втором круге, можно определить пару критичных замечаний и сфокусироваться на них.

3. Далее два способа: первый - документ высылать в pdf формате, чтобы его нельзя было редактировать, вместе с документом высылать реестр в который будут заносится замечания самими согласующими, после чего останется консолидировать все в один файл. Второй вариант - высылать в формате doc и позволять комментировать и править файл, потом самому собирать замечания в реестре (реестр всеравно нужен). Второй вариант мне не очень нравится, хотя он проще, т.к. начинается путаница и месиво из правок при большом количестве согласующих, хотя данный вариант легче провернуть, но он менее эффективен. В обоих вариантах есть возможность подписывать электронной подписью файлы, да бы зафиксировать участие согласующих (есть бесплатные программы, функции подписи интегрированы в Adobe Reader и Word).

Человеческий фактор останется, люди разные и нет подходов, которые помогли бы искоренить его полностью. Но мы можем оптимизировать процесс согласования и попытаться минимизировать влияние человеческого фактора.

PS. Можно совсем обнаглеть и прописать в первичном обращении - замечания, высланные с опозданием, к рассмотрению не принимаются. Но это скорее подходит для внутреннего согласования, с Заказчиком, который приносит деньги, так не поступишь, но если ты сам Заказчик, то вполне.

1
0
-1

Наймите консультанта, он все сделает ))

Вариант 2. Приобрести it по управлению техническим документооборотом. Например Авева. любой документ можно в реальном времени комментировать, любое место в 3d модели, на картинке, в тексте и можно все сущности связывать друг с другом.

Оба варианта дорогие, поэтому все зависит от стоимости Вашего проекта.

Касательно базового варианта - не работает. Лучше соберите воркшоп, пусть все приедут и под протокол придут к общему мнению касательно дизайна, а потом утвердят официальным Решением. Иначе никогда Вы его не могласуете.

1
0
-1

ТЗ есть? Если есть, то все будет ок! Как ни оптимизируйте, а без нескольких итераций не обойтись! И это норм. Английским все из согласующих владеют?

1
0
-1

Отправить всем, собрать комментарии, поработать над противоречащими, исправить. Разослать снова :)

1
0
-1

Видео конференция, при наличии технической возможности.

Похожие вопросы