Лучшие практики по согласованию документов?

1
0
-1

Коллеги, какие есть Best practices, чтобы получить добро на новый дизайн от нескольких стейкхолдеров? Их трое, собрать вместе их на презентацию в этот раз будет нереально.

UPD:
Коллеги, речь про то, как согласовать. Ну то есть я могу сделать презентацию одному, у него будет одно мнение. Двое других увидят и ответят, допустим, позже, там будут другие мнения. Хочется минимизировать проблемы этого процесса.
Вопрос про лучшие практики согласования с несколькими ключевыми сопричастными лицами в случае географической распределенности и разницы в языках и культурах.

1895 просмотров.
Answer

Комментарии

Расскажите немного подробнее о своей проблеме?

- AlekseySe - 9 месяцев назад.

Подрядчик делает дизайн, мы его реализуем. Я руковожу проектом разработки. У проекта есть три спонсора. Все мы в разных странах. Хочется минимизировать проблемы согласования. Отправить всем, собрать комментарии, поработать над противоречащими, исправить. Разослать снова :) - Да, это базовый план. Вопрос про находки и лучшие практики такого согласования.

- expand - 9 месяцев назад.
5 answers

This one is the BEST answer!
1
+1
-1

Думаю при согласовании документов, мультикультурность ни при чем, она вообще ни как не повлияет на процесс, главное это человеческий фактор, как таковой. Чтобы избежать его, необходимо изначально донести до всех правила. Стандартный процесс согласования, это три итерации, изначально ограниченные по времени и утверждение ответственным, с принятием решения по неразрешенным замечаниям к документу.

На мой взгляд, действовать необходимо следующим образом:

1. Определить правила и донести их до всех участников. Например: коллеги, будет два этапа согласования, "с" "по". Замечания даются до 18:00 такого-то числа. Время на обработку замечаний и корректировку 3 дня, потом второй этап "с" "по", 3 дня на обработку и т.д.

2. Подготовить реестр замечаний и предложений. Очень сильно эта таблица (Excel) помогает в дальнейшем, при сборе и обработке комментариев. За основу можно взять вот этот - Данный шаблон можно доработать на свой вкус, например автоматизировать его, построить статистику и т.д. Использование такого шаблона поможет консолидировать все замечания в одном месте, а так же сократит время на их обработку, например легко можно ссылаться на готовый ответ, если вопрос дублируется, типизировать и категоризировать замечания. Высылать при повторном согласовании, поможет избежать появления дублей. Впринципе уже на втором круге, можно определить пару критичных замечаний и сфокусироваться на них.

3. Далее два способа: первый - документ высылать в pdf формате, чтобы его нельзя было редактировать, вместе с документом высылать реестр в который будут заносится замечания самими согласующими, после чего останется консолидировать все в один файл. Второй вариант - высылать в формате doc и позволять комментировать и править файл, потом самому собирать замечания в реестре (реестр всеравно нужен). Второй вариант мне не очень нравится, хотя он проще, т.к. начинается путаница и месиво из правок при большом количестве согласующих, хотя данный вариант легче провернуть, но он менее эффективен. В обоих вариантах есть возможность подписывать электронной подписью файлы, да бы зафиксировать участие согласующих (есть бесплатные программы, функции подписи интегрированы в Adobe Reader и Word).

Человеческий фактор останется, люди разные и нет подходов, которые помогли бы искоренить его полностью. Но мы можем оптимизировать процесс согласования и попытаться минимизировать влияние человеческого фактора.

PS. Можно совсем обнаглеть и прописать в первичном обращении - замечания, высланные с опозданием, к рассмотрению не принимаются. Но это скорее подходит для внутреннего согласования, с Заказчиком, который приносит деньги, так не поступишь, но если ты сам Заказчик, то вполне.

Комментарии

Коллега, подскажите плз, где можно посмотреть шаблон, про который вы говорите?

- expand - 9 месяцев назад.

1
0
-1

Наймите консультанта, он все сделает ))

Вариант 2. Приобрести it по управлению техническим документооборотом. Например Авева. любой документ можно в реальном времени комментировать, любое место в 3d модели, на картинке, в тексте и можно все сущности связывать друг с другом.

Оба варианта дорогие, поэтому все зависит от стоимости Вашего проекта.

Касательно базового варианта - не работает. Лучше соберите воркшоп, пусть все приедут и под протокол придут к общему мнению касательно дизайна, а потом утвердят официальным Решением. Иначе никогда Вы его не могласуете.

Комментарии

Воркшоп это правильно. Но перед воркшопом, тем более что все джентльмены разнокультурные, хорошо бы собрать хотябы общие замечания письменно. Затем иметь время их проанализировать и подготовить ответ. Гуглдокс все это позволяет.
А уже следующие итерации делать вживую, тогда, когда замечания одних влияют на мнение других.

- Sergey Polyakov - 9 месяцев назад.

Вобщем готов был бы согласиться. Но! Все зависит от того что это за проект. У нас, в Ямал СПГ, гугл докс был бы нехорошим тоном и даже глупостью с точки зрения информ безопасности. Моё имхо. только естественно все нужно направить владельцам бизнеса заранее. Никаких мнений по почте, все официально! Мультикультурность - вот главный фактор! Вы бы знали, насколько отличается менталитет французов и китайцев? Это разные миры просто ))). А то что они пишут, лучше бы не писали...

- Vlasov_Yuriy - 9 месяцев назад.

Мультикультурность и разные миры это архи важно!

- Vlasov_Yuriy - 9 месяцев назад.

1
0
-1

ТЗ есть? Если есть, то все будет ок! Как ни оптимизируйте, а без нескольких итераций не обойтись! И это норм. Английским все из согласующих владеют?

Комментарии

Да, конечно, по-английски все могут. Мой изначальный вопрос был про то, как этот базовый план с несколькими итерациями улучшить. Спасибо за мнения!

- expand - 9 месяцев назад.

1
0
-1

Отправить всем, собрать комментарии, поработать над противоречащими, исправить. Разослать снова :)

1
0
-1

Видео конференция, при наличии технической возможности.

Комментарии

Плюс неформальное мероприятие

- ROXY - 9 месяцев назад.

Я бы ещё добавил Гуглдокс

- Ilya Rezun - 9 месяцев назад.

Я не все ещё выложил) разные языки и разные страны ещё. Дизайн готовит подрядчик. Собрать вместе и виртуально может не получиться. Это в самом плохом случае

- expand - 9 месяцев назад.